ISS Services es el proveedor líder mundial de servicios inmobiliarios y de instalaciones, y ISS Palvelut Oy es la empresa líder en su sector en Finlandia. Gracias a sus operaciones globales, ISS puede ofrecer servicios integrales a multinacionales en diferentes paises. ISS Services son pioneros en la gestión de servicios de TI (ITSM, por sus siglas en inglés).

Además del ITSM, la colaboración con Efecte ha permitido aprovechar la gestión de servicios en otras áreas y operaciones dentro de toda la organización. Además, han reconocido el beneficio del uso de la Gestión de Servicios Empresariales.

ISS tiene 8000 empleados, a los que da servicio Efecte. El sistema cuenta con un total de 120 admins en TI, otras funciones y unidades de negocio. Los trabajadores se encuentran constantemente desplanzandose y esto es un punto clave en las operaciones de ISS Services. Los servicios deben ser accesibles sobre la marcha. Es por eso que,los sistemas ERP se utilizan para el control del trabajo. Los servicios de asistencia están disponibles a través de un portal de formularios.

Según Koski, la plataforma Efecte se vendió sola. La experiencia positiva del departamento de TI con Efecte hizo que toda la organización reconociera las ventajas de la centralización. Se vio que, en una organización como ISS, la automatización de las funciones básicas reportaría importantes beneficios empresariales. Una vez implantado el servicio, se extendió internamente el rumor de una plataforma que funcionaba bien.  "Tenía sentido empezar a automatizar con una herramienta probada y fiable", afirma Koski.

Koski también señala que se ha comenzado a automatizar procesos en otras funciones. Conocen cómo vender internamente los modelos de procesos y saben lo que se ha hecho en otras funciones similares. La experiencia de la organización y una buena comunicación interna permiten un desarrollo rápido.

"La valentía y actitud intrépida de la organización para probar cosas nuevas ha permitido el uso más amplio de Efecte también en la digitalización de los procesos comerciales no relacionados con TI. El volumen de las operaciones de ISS son enormes, por lo que ha sido necesario encontrar formas de ahorrar tiempo de trabajo, disminuir los tiempos de procesamiento y reducir los errores", evalúa Jenni Heinisuo, Directora de Gestión de la Información en ISS Palvelut Oy.

"La exitosa escalabilidad se vio influenciada por una estructura de servicio bien diseñada, que era fácil de replicar en diferentes partes de la operación. En ISS, hay varios equipos que utilizan Efecte y se aprovechan de sus funcionalidades. También se han construido casos de uso individuales, desde formularios de transporte de residuos hasta memo", continúa Koski.

"Una ventaja de Efecte es su fácil configuración, que permite adaptar el servicio rápidamente a las necesidades específicas. Con cambios mínimos, se implementó un servicio de recursos humanos que destaca fuertemente la protección de datos en los procesos de incorporación de empleados. Otros servicios también manejan una gran cantidad de información confidencial. La ventaja de Efecte radica en su origen finlandés y la confianza en que la privacidad y la seguridad de la información están garantizadas", revela Koski.

En ISS, también se utilizan muchos procesos entre equipos. Los servicios son cadenas integradas que se ejecutan en toda la organización. "Cuando todos utilizan Efecte, es fácil transferir las solicitudes de servicio al departamento correspondiente a través Efecte. Los flujos de trabajo han mejorado gracias al portal de formularios", explica Koski en detalle sobre el uso de Efecte, y continúa: "Hoy en día, para los profesionales, la interacción y la gestión de tickets es más fácil. Aunque el servicio de correo electrónico todavía está en uso, también se ha automatizado y se redirigen los correos electrónicos a través de Efecte".

Equipo de seguridad laboral: El uso de Efecte por parte del equipo de seguridad laboral es un ejemplo bastante reciente. El equipo utiliza Efecte para gestionar y reportar casos de seguridad, y al mismo tiempo, se registra un historial de eventos en el sistema.

Plantillas de memorandum: Una de las funcionalidades más importantes construidas con Efecte son los memos internos mensuales. Estos memos se utilizan en contabilidad y también se utilizan para transferir gastos entre departamentos. Los formularios electrónicos se almacenan en Efecte. Se han establecido interfaces con el sistema de gestión empresarial a través de robots de software conectados a Efecte. Toda la información está disponible en un solo lugar. Efecte guarda un "registro de auditoría" y desde Efecte se puede verificar qué memorandums se han realizado, cuándo y por quién.

Recompensas: Una propuesta de Omena a través del portal de autoservicio (así llaman internamente al evento para proponer al empleado del mes), desde donde se envía dentro de la organización para su aprobación y procesamiento en Efecte. Después de la aprobación, la propuesta de Omena se pasa al sistema ERP y finalmente al sistema de nómina. El modelo de recompensas es un proceso automatizado de principio a fin.

WorkISS: Servicio de soporte para supervisores de Efecte: En el servicio de soporte WorkISS para supervisores, se han implementado formularios electrónicos para categorías simples y prioritarias. El servicio de soporte es un portal accesible para todos. "Nuestro objetivo es que todos en la organización utilicen WorkISS", dice Heinisuo.

El volumen de solicitudes de soporte recibidas en el servicio de soporte para supervisores es significativo, por lo que es imprescindible contar con una herramienta que guíe y automatice las operaciones. Se utiliza la gestión del nivel de servicio de Efecte para priorizar los asuntos urgentes. Se han desarrollado funcionalidades para atender las necesidades de soporte relacionadas con la nómina y el registro de horas de trabajo, por ejemplo.

Documentos de transferencia para el transporte de residuos: Como resultado de los cambios legislativos de la Unión Europea del año pasado, los transportes de residuos a estaciones de clasificación deben ser informados a las autoridades. ISS buscaba una solución lo más fácil de usar posible para garantizar el informe necesario en el engorroso registro oficial. Ahora, los conductores crean fácilmente formularios en sus smartphones utilizando plantillas de formularios implementadas en Efecte. Los campos del formulario contienen la información obligatoria requerida por las autoridades para el registro. Se envía una copia del formulario a la estación de clasificación y los datos se registran a las autoridades.

El proceso de completar y enviar el formulario al sistema se ha simplificado para que sea fácil como hacer una compra en línea. Heinisuo comenta: "La dificultad de uso a menudo lleva a ignorar los procesos, por lo que se ha prestado especial atención a la facilidad de uso. Antes de implementar este proceso, se utilizaban formularios en papel, lo que era complicado y consumía mucho tiempo. Ahora todo el proceso se ha digitalizado por completo de acuerdo con los requisitos de las autoridades".

Notificación de alarmas: ISS tiene operaciones de seguimiento en propiedades a nivel nacional. "Notificar sobre una alarma en alguna de esas propieda era una necesidad que se repetía continuamente. En el formulario de notificación, es importante que se cumplan los requisitos formales para que no falte ninguna información esencial", dice Koski.