Un hospital europeo ahorra cientos de miles de euros al año con la solución Efecte IGA

En el sector de la salud, cada euro que se utiliza en administración innecesariamente, es un euro que podría destinarse a mejorar la atención médica de los pacientes. Un hospital europeo encontró que automatización de procesos manuales de gestión de identidades y accesos (IAM) eran una oportunidad para optimizar sus operaciones y liberar recursos que podrían reinvertirse en la mejora de la atención sanitaria.

Como muchos hospitales, esta institución se encontraba ante desafíos de gestión de identidades y acceso (IAM) debido a la cada vez mayor digitalización y a los cambios en la forma de trabajar de la plantilla. El departamento de TI tenía la tarea de administrar miles de identidades de usuario y permisos de acceso, desde médicos y gerentes que accedían a los registros de pacientes hasta enfermeros que tenían acceso a armarios de seguridad y el personal de limpieza que ingresaba en salas y oficinas.

Antes, la mayoría de los usuarios que requerían acceso eran empleados internos, pero la evolución del ecosistema sanitario ha llevado a un aumento en la cantidad de usuarios externos. Por ejemplo, las enfermeras y el personal de limpieza pueden ser contratados a través de agencias externas, los pacientes y cuidadores autorizados pueden tener acceso a los registros electrónicos de los pacientes, y las aseguradoras y proveedores de facturación pueden acceder a los datos financieros relevantes.

El personal interno también estaba experimentando un cambio en su dinámica laboral, con un aumento en el trabajo híbrido y una mayor dependencia de los sistemas en la nube (SaaS) que se pueden acceder desde diversos dispositivos.

El desafío: Procesos de gestión de identidades y accesos (IAM) manuales que generaban una gran sobrecarga para el equipo de TI

La constante alta y baja de usuarios, junto con la necesidad de actualizaciones diarias en los derechos de acceso, causó una enorme presión sobre el equipo de TI. Además de consumir muchísimo tiempo, esto también aumentaba el riesgo de errores, incumplimiento de regulaciones y uso indebido de credenciales. Con el aumento de los ciberataques contra organizaciones sanitarias reconoció la necesidad de fortalecer sus procesos de IAM, que en parte eran manuales, para garantizar la seguridad y cumplimiento de normativas.

El punto de inflexión llegó cuando varias organizaciones sanitarias se fusionaron en un único grupo, con un único equipo de servicios informáticos que atendía a todos los usuarios. El hospital identificó la oportunidad de automatizar la gestión de identidades y accesos para liberar tiempo de TI y reducir significativamente el riesgo de errores, pérdida de datos y accesos no autorizados. Además, una solución automatizada también permitiría ahorrar tiempo a Recursos Humanos, al disminuir el trabajo manual necesario para dar de alta y de baja a los empleados. La solución tendría que incluir derechos de acceso tanto digitales como físicos.

La solución: Automatizar los principales procesos de IAM con la solución Efecte IGA

Consciente de la normativa que regula dónde y cómo se almacenan y transfieren los datos sensibles, el hospital buscó un proveedor europeo para su solución IAM. Tras analizar las opciones, optó por implementar la solución Identity Governance and Administration (IGA) de Efecte para automatizar los principales procesos de IAM y permitir a los usuarios y managers autogestionar las tareas clave relacionadas con el acceso y la identidad.

Concretamente, la solución IGA de Efecte permite ahora al hospital:

• Mejorar la seguridad y garantizar el cumplimiento mediante la implementación de políticas de acceso bien definidas. La solución Efecte IGA permite a los administradores de TI establecer roles y permisos, especificar combinaciones peligrosas y automatizar los procesos de revisión de usuarios. Además, el hospital también utiliza esta solución para sincronizar automáticamente los identificadores de usuario y los permisos de acceso con los sistemas de registro de pacientes, manteniendo un registro preciso y detallado de todas las acciones realizadas.
• Mejorar la eficiencia y agiliza los procesos de gestión de identidades y accesos al automatizar la provisión de derechos de acceso. Esto se logra a través de la integración con los sistemas centrales, como el Sistema de Gestión de Recursos Humanos (HRMS) y directorios de clientes. Ahora, cuando un empleado se incorpora a la organización, los derechos de acceso correspondientes a su perfil de usuario se proporcionan automáticamente en el Directorio Activo. De manera similar, cuando un usuario es dado de baja, sus derechos de acceso se revocan automáticamente en conformidad con las reglas de negocio definidas mediante la solución Efecte IGA.
• Acelerar los procesos a través de la automatización de los procesos de Gestión de Identidad y Acceso (IAM) relacionados con la incorporación, la baja y la recertificación permitiendo reducir significativamente la carga administrativa del personal de Recursos Humanos, managers, administradores de sistemas y administradores de TI.
• Mejorar la experiencia del empleado: gracias a la gestión automatizada de derechos de acceso ofrecida por la solución Efecte IGA, los procesos manuales disímiles para controlar el acceso a los sistemas digitales y activos físicos ya no existen. Por ejemplo, una enfermera recién contratada en cuidados intensivos recibirá automáticamente los derechos de acceso apropiados a los sistemas, salas, oficinas y botiquines, lo que asegurará un comienzo positivo en su nuevo empleo.
• Capacitación para los usuarios: La solución Efecte IGA incluye un portal de autoservicio para que usuarios y gestores puedan llevar a cabo acciones como solicitar nuevos accesos, restablecer contraseñas y notificar la pérdida o el robo de una tarjeta identificativa. Este portal mejora la experiencia de los empleados y reduce la carga administrativa para el equipo de TI, ya que aproximadamente entre el 20% y el 50% de los tickets enviados a los servicios de asistencia técnica son solicitudes para reiniciar contraseñas.

El resultado: Una rápida implementación que ofrece ventajas financieras y de seguridad tangibles

La implementación de la solución Efecte IGA en materia de IAM ha generado resultados sorprendentes y tangibles. No solo se han cerrado las posibles brechas de seguridad y se ha optimizado el tiempo de los empleados, sino que también se han alcanzado ahorros financieros considerables, que ascenderían a cientos de miles de euros al mes gracias a la automatización de los procesos de IAM. A largo plazo, esto equivale a una inyección importante de recursos que pueden ser reorientados hacia proyectos que mejoren aún más la atención y la experiencia del paciente.